【教育事務ファイル】児童名簿

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作成者: やまさんさん

1.1 一括管理へのトライ

名簿の一括管理は大変な作業ですが、できると非常に楽です。これまでも、おそらくたくさんのコンピュータ好きの教師がトライしてきたと思います。しかし、うまくいかないことが多いようで、挫折している教師・学校も多いと聞きます。できたらいいのに・・・・なかなかできない。

さて、私自身はWindows3.1時代からの挑戦ですので、もうすでに15年以上の月日が流れました。成功しているとはいえませんが、まあ、なんとか省力化してやっています。参考までに・・・

1.2 サンプルはこちら

exel2007以前版 

添付ファイル

exel2007版

添付ファイル

以下は、私が児童名簿の作成をやってきて思ったこととその経緯です。

  1. 最初はロータスから始まりました。痒いところになかなか手が回りません。昔はプリンタもまともに動きませんでしたので、学年初めの忙しい時期に他人のために、提出期限に迫られながら悪戦苦闘いていました。七転八倒の末、一応全児童のデータを扱えるようにはなりましたが、とても合理化と言うにはは程遠い状態でした。
  2. いつの間にか、時代はEXCELへ。私も乗り換えました。しかし、合理化は程遠く・・・。
  3. Accessならうまくいくのではないかと、難しい概念を半理解のまま、手をつけました。Accessを勉強するよい機会とはなりましたが、結局のところAccessはデータベースソフトであり、エクセルのような表現力には乏しいことが分かりました。だいいち、Accessでは他の職員が理解できない。誰にも引き継ぐことができないというのは困ったものです。
  4. 知人からAccessで作りこんだものをもらいました。しかし、複雑なマクロつきだし、データが入り組んでいるし、細かいところを触ろうとすると、無理が生じます。人の作りこんだものは触りにくい。l残念、断念。
  5. 知り合いのプロのSE方から、ある学校のために作ったVBAで作りこんだEXELのソフトをいただきました。さすがによくできている!と、使おうとしましたが、結局は自分の学校の使いたい方向には作られていないので、使いにくい。VBAも作りこまれすぎていて、素人の私には触れません。残念、断念。
  6. 結局、現在のEXCELに戻る。さて、戻ったところで、次の点に注意しました。

1.3 誰でも使えて、シンプルな児童名簿

1. いじりすぎず、技巧に走らず、シンプルで理解しやすい形を目指す。 係りが変わっても次の係が困らないように。

2. マクロもシンプルに使う。あくまで、シンプルに。

3. たくさんの形態の名簿に対応する。

4. だれでも入力・印刷が可能な状態にして自分に仕事が集中しないように気をつける。

サンプルでアップしているものは、偽名、偽住所です。デジタルで名簿を作った場合は、個人情報としての取り扱いを厳重に注意しながらやってください。

元データのシートに何でもかんでもデータを入力しておきます。様々な形態・書式にした名簿を他のシートに作っておきます。元データから、必要なクラスの範囲を選択→コピー→マクロを使って<形式を選択して(値を)貼り付け>で、どんどん他のシートに貼り付ける。それだけ。実にシンプルです。高度な技術はあきらめたような構造ではあるものの、けっこうこれで事足ります。やればもっとできるのでしょうが、今後ゆっくり進化する、で、いいのではないでしょうか。まずはこのあたりのレベルからスタートでいいのではないかと思います。

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