【教育事務ファイル】様々な書式のカード型書類に対応して「エクセル」で印刷する

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作成者: matsui (Edupedia編集部)さん

データベースを構築できるか

学校には様々な書式の「役所の書類」や「校内書類」が存在します。多くの書類が入り乱れ、かなり仕事が煩雑です。校内書類は各校で書式が違っていることが多く、転勤をすると対応が難しいです。

多くの児童を抱える学校現場では、パソコンを活用して校務を情報化できれば、相当な仕事量を削減する事が可能なはずです。特に、指導要録、通知票、はがき・封筒の宛名印刷、保健の個人表等のいわゆるカード型の「個票」の印刷に対応ができれば、業務はかなり楽なものになります。
しかし、校務の情報化を図りたくても、様々な書式に対応するのはたいへん骨が折れます。

さて、校務を情報化するには、それなりのソフトが必要です。校務支援ソフトなどというソフトを導入できればいいですが、使い勝手が悪かったり、導入費用の捻出が難しかったり、職場内でのコンセンサスがとれなかったりと、難しいものがあります。もし職場に技術がある人がいれば、アクセスによるデータベースやネットワーク型のデータベースを構築することができます。それができれば、素晴らしいのですが…

  • 個々のパソコンにアクセスが入っているとは限らない。
  • アクセスやサーバーを操作できる技能を持っている人が少ない。
  • サーバーを触る権限が教員にないケースが多い
  • 技能が高い人が作ったデータベースがあっても、その人が転勤してしまうと後を引き継ぐことができない。
  • マクロ等を使って便利に作りこめば作りこむほど、作者にしか分からない・手を加えられないデータベースになってしまう。

等、現実問題として難しい面があります。

私自身、アクセスを使いこなすだけの技術は持っていませんし、サーバーを触ってみたい気はしても、到底それでデータベースの構築など、やっていけるとは思えません。

平均的な教員は、エクセルの操作ができるかできないかというところです。
そのエクセルも、上記のアクセス程の困難さではないにしても、同様の問題点を抱えています。

エクセルでシンプルに

そこで、できるだけ簡素な形で難しいことをせず、しかも様々なレイアウトを作り出すことができる「個票」の印刷用のエクセルファイルを作ってみました。

添付ファイル

エクセルはいわゆる表形式であり、データは列や行で線上に並んでいるのですが、これを面状に配置(レイアウト)できるようにしています。

マクロを使ってはいますが、難解すぎるほどに作りこんではおらず、至ってシンプルです。シンプルなので、カスタマイズの余地があります

エクセルの操作方法がそこそこ分かっている方であれば、どんどんカスタマイズして自分の学校に必要な新しいレイアウトを作っていけると思います。

このファイルの仕組みを要約すると、

  1. シート01の4行目の必要なデータをシート1~5にリンクをしてカード型の書式に印刷できるようにレイアウトしておき、
  2. マクロでシート01の4行目に5行目以下の表型のデータを読み込む

という感じです。かなり簡素な作りですが、かなり使えるファイルだと思います。

詳しくはファイルをダウンロードして、「必ずお読み下さい」の説明の部分をお読みください。これさえあれば、ほとんどの書式に対応できると思います。

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