簡単作成、クラス住所録作成ファイル(中西毅先生)

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作成者:yamada hanakoさん

1 クラスの住所録を簡単作成

本記事で紹介するのは、クラスの住所録を簡単に作成できるエクセルファイルです。地区名や郵便番号をあらかじめ設定し、クリックして入力したあとは、番地などを打ち込めば住所録が作成できます。
 通常のエクセルファイルなので新たなソフトのインストールは必要なく、エクセルが使えるパソコンならどこでも、だれでも使うことができます。
最小限の作業で住所録だけではなく、普段の公務に役立つ書類が作成できるようになっていますので、ぜひご活用ください。

ダウンロードはこちらから。(パスワードの初期設定値は「1」です。)

名簿ファイル

名簿ファイル 並べ替え有 - 見本

名簿ファイル 並べ替え有

2 自分のクラス・学校に合わせた住所録を作成できる

 校区内の住所やクラス名は学校によって様々です。このファイルは多様な地区名やクラスの名に対応しています。通常の小学校であれば地区名は5種類程度に分けられますので、それらをクリックで入力すれば住所録を素早く作成できます。クラス名も1組・2組…だけでなく、A組・B組…や、い組・ろ組…といったものにも対応できます。

3 住所録データの利用

住所録のデータを利用して、次のようなものが作成できます。

  • クラスの名列表を作成できる

 「連絡名簿」のシートに入力した子どもの氏名を利用して、名列表を作成できます。サイズはA4とB5で、ノーマルなものと網掛け入りのものがそれぞれ用意されています。

  • 組分け個票が作成できる

 「連絡名簿」のデータを利用して、年度末にクラス分けを行うための個票を作成できます。この個票は男女や旧クラス、地区名を色分けで表示できるので、効率的にクラス分け作業が行えます。
(組分け個票は4クラスまでしか対応していません。クラス数が多い場合は、ファイルを複数に分けて個票を作成してください。)

  • 図工名札を作成できる

「連絡名簿」のデータを用いて、図工の絵画などに使う名札を作成できます。名札はひらがな表記、漢字にふりがな入り、漢字表記と3種類用意されています。

4 パスワードの設定について

子どもの個人情報の扱いには十分な注意を払わなければなりません。このファイルにはファイルを開くためのパスワードが設定されています(初期設定値は「1」です)。住所や電話番号を入力した後は手順に従ってパスワードを変更し、第三者がファイルを開けないようにしてください。
 ただしこのパスワードは100%の安全を保障するものではありません。個人情報の管理はくれぐれも慎重に行ってください。

1. 「名前を付けて保存」を選択し、ウィンドウの下部「全般オプション」をクリックする。

2. 「読み取りパスワード」の欄に新しいパスワードを入力し、「OK」をクリックする。「パスワードの確認」でもう一度同じパスワードを入力し、「OK」をクリックする。

5 ファイルの種類(「並べ替え用」シート入り)について

 新しいクラスを編成して最初にすることは、五十音順に氏名を並べ替えることです。このファイルの「並べ替え用」シートは、マクロによって子どもの氏名を五十音順に並べ替えることができます(ふりがなを正確に入力する必要があります)。
ただしこのシートはマクロを含んでいますので、マクロが使用できない環境にある場合は、「並べ替え用」シートを含まない方のファイルを使用してください。

『名簿ファイル』(xlsx)→「並べ替え用」シート(マクロ)なし

『名簿ファイル 並べ替え有』(xlsm)→「並べ替え用」シート(マクロ)あり

※校区が広い場合の郵便番号について

 私立校など校区が広い学校の場合、地区名を「世田谷区」や「横浜市」のように入力することも可能です。その場合、郵便番号を対応させるのが困難ですので、「連絡名簿」の郵便番号欄から関数を削除し、郵便番号を直接入力してください。
 この作業を可能にするため、郵便番号欄には「シートの保護」がかかっていません。誤って関数を削除しないように気をつけてください。

6 実践者プロフィール

中西 毅(なかにし たけし)
1967年生まれ。大阪府公立小学校教諭を経て、現在関西学院初等部教諭。主にエクセルやワード、パワーポイントを使った、日々の実践に役立つファイルの製作に取り組んでいる。
(2016年5月20日現在)

7 編集後記

本記事では、住所録を簡単に作成できるエクセルファイルをご紹介しました。住所録や名簿の作成に時間が割かれ、お悩みの先生もいらっしゃるのではないでしょうか。今回ご紹介したファイルを利用すれば、住所録のみならず、クラス名簿や図工名札等も作成することが可能です。事務作業の負担が軽減されると思いますので、ぜひご活用ください。
(編集・文責:桒野彩香 EDUPEDIA編集部)

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