【教育事務ファイル】コンピュータによる通知票(通知表)の全面的作成

GOOD!
23348
回閲覧
158
GOOD

作成者: やまさんさん

1.ハードルは下がりつつある

 自治体によっては教育委員会単位でグループウェアや校務支援ソフトを導入して、全学校で校務のデジタル化に成功をしている所もあるようです。教育委員会の主導による大規模な予算の投入とトップダウンでの導入ができるのに越したことはないですが、まだそれが難しい状況にある自治体も多いかと思います。数人のリーダーを中心にして、ああでもないこうでもないと知恵を絞って各校単位で電子化に挑戦しているケースも耳にしています。
 いずれにせよ、当面のあゆみの電子化をどのように進めていけばよいのか、私なりの考えを提案していきたいと思います。

 2005年(平成17年)度、私の務める小学校では通知票のコンピュータによる全面的作成に乗り出しました。

(1) エクセルで作成

(2) 所見のみではなく、裏表前面コンピュータで作成。「観点別」「各所見」「身体測定」等の一覧表から、すべてのデータを流し込む方法。

(3) 学期ごとにB4厚紙にレーザープリンタで印刷

(4) 年間3枚を発行、回収はしない

という様な内容です。
 少しずつ工夫を重ね進化を重ねながら現在に至っています。当時に比べて電子化を導入している学校・自治体はかなり多くなっていますので、委員会・管理職・職員からの反対の声というハードルはぐっと下がって来ています。職員の世代交代も進み、電子化に対する認識も変わってきています。ハード的な環境もずいぶん改善されてきました。私の作ったシステムを採用している学校もそこそこ増えてきています。
自治体で予算が付けば、このような素人の作ったシステムを使わず、校務支援システムの導入を実現すればそれこそ評価にかかる仕事量はグンと減ります。下記の記事をご参照ください。

校務支援システムの導入と運用

しかし、規模の小さい自治体で校務支援システムを導入することはなかなか難しく、「導入までのつなぎ」として、少しでも教員の負担を軽減するために、このようなシステムを学校単位で導入することは有効だと思います。

2.最初は苦労する

 ただし、ハードルが下がっていると言っても、教育現場の保守的で変革を好まない体質はそう変わりません。デジタル化への抵抗はまだまだ強いものがあります。

 デジタル化された情報の漏洩に対する危惧はそう簡単には払拭されるものではありません。システム上・または人為的なエラーやミスも必ず出るし、それに対する懸念や抵抗感も根強いです。年月がたって管理職をはじめとして、今のメンバーが替わっていったときに混乱することも十分想像できます。導入には、ある程度の覚悟が必要です。

 また、教員はITにさほど詳しいわけではありません。導入時にはみな苦労すると思います。特に電子化作業を中心になってやっていく教員はたいへんです。
 私も中途半端な技術しか持ち合わせておらず、通知票の電子化を手がけるのは正直言って負担が大きいと感じています。手作りのシステム(しょぼいマクロ付のエクセルファイル)を作成し、同僚の教員をサポートし、様々なメンテナンス(プリンタのメンテひとつをとってもたいへん)をするというのはかなりの負担で、リーダーが時間的に得をする部分は全くありません。プロの業者が作ったシステムを導入する場合でも、職員にはけっこうな負荷がかかると思います。校務全般を網羅した大がかかりなシステムであればなおのこと導入時の負担感は募ります。

 ところが、電子化導入は、最初のうちは苦労が多いように感じても、工夫を重ねて改善し、慣れてくれば、実に多くの時間を産み出します。また、先例を作っていくことによって、多くの学校や自治体がそれを参考(踏み台)にしてよりよいシステムを作っていくことができます。大多数の若い教員は成績処理にコンピュータを利用したいと思っています。教員が多忙化に苦しんでいる現状を少しでも良い方向へ変えたいという「思い」を持って、電子化への取り組みにチャレンジしてみてください、。

 通知票の電子化の流れが一歩でも前進し、加速するように、ここに私の考えと実践の記録をここに共有します。

3.通知票作成の現状

 通知票の作成は、どの自治体の学校でも学期末の大きな仕事です。授業はもちろん、教務関係の諸仕事(手間のかかる会計などの業務)も学期末時期に重なっており、教師にとってたいへんしんどい仕事です。成績処理を勤務時間内に終えてしまえるような教師は少なくとも私の周りにはほとんどいません。
 通知票作成はほとんどの場合、教師のサービス労働によって支えられているというのが現実です。  
 高校や中学校では比較的早く通知票が電子化されるケースが多くなってきているようです。しかし、小学校ではまだ手書き・ハン押しの通知票を渡しているところが多いというのが現状ではないでしょうか。所見のみのコンピュータ印刷が可能であったり、シールに印刷したものを貼り付けたりすることが許可されている学校はあるようです。しかし、全面的にコンピュータで作成できている学校はまだまだ少ないようです。もっと小学校でもコンピュータによる通知票の作成が浸透し始めてもいいころではないかと思います。

4.費用対効果

 導入~安定的定着には少々時間がかかるかもしれませんが、合理化という側面を考えれば、大きな利益を得られると思います。この先、何年間、十何年間、何十年間(?)を経れば合理化される時間の累計は確実に増えますし、その恩恵は若い方ほど大きいです。頑張ってシステムを導入した実践が先例となって、広がっていくことも考えれば、教育公務員全体で膨大な時間を生み出すことになると思います。

 仮に、1人の教師につき合理化によって1年に10時間が短縮されるとして、100人の教師が10年間、このシステムを使えば、

10時間×100人×10年間=10000時間

となります。我々の労働力が時給2000円であったとして、

2000円×10000時間=2千万円

のコストの節約になるわけです。仮に100人で計算しましたが、1000人なら、2億円です。教員は60万人とも言われていますから…(通知票の合理化に限らず、こんな風に考えると人件費は、高くついています)

 インク代や紙代が高くつくという意見もあるかもしれないです。そうだとしても、人件費が1クラスで年間、

2000円×10時間=20000円

かかると考えてみれば、安いものです。教育公務員には残業代が支払われないため、費用対効果を度外視してジャブジャブと時間(労力)を注ぎ込んでしまう傾向があります。でも、よくよく考えてみれば、合理化を忘れて労力を注ぎ込むことは「子どもと向き合う時間」を失うこととなり、結果的に公益に反することになります。

 何でも合理化がいいとは思いません。手作りでスローに取り組むことのよさというのも、私は好きです。それでも、昔の銀行でそろばんを手にした銀行員の前に長蛇の列を作って延々待たされていた時代に今さら戻りたいと思う人がいるでしょうか?ワンステップ、学校も未来に進むべきです。導入当初に多少の苦労があっても、「今さら手書きに戻れるものか」と、多くの人が思う時が来るでしょう。

5.時間短縮

 上記の計算では、デジタル化で10時間の時間短縮と見積もってみましたが、もう少し詳しく時間短縮について考えてみます。手書きで通知表を作成する場合、

(1) 個人の各教科の成績を作成

(2) 一覧表への転記(下書き~ゴム印押し、消しゴムかけ)

(3) 通知票へ(2)を転記(下書き~ゴム印押し、消しゴムかけ)・・・・・失敗が起こりやすいです

(4) 個人宛の文章の下書き作成(自治体によって異なるが、特別活動・総合的な学習・所見等、1〜3項目ほどある)

(5) 下書きの時点で教師間での相互チェックを入れる(ことが多いのでは?)

&color(navy){(6) 通知票へ(4)を転記(丁寧な人は鉛筆で下書きしてから、消しゴムかけ・・・)

※ 下書き時は(4)をワープロで作成して、わざわざ転記作業で(6)を手書きで清書(!?)する教員も多いのではないでしょうか。むなしい作業です。};

といった過程が必要です。
 この他にも1学期は表書きのゴム印を押す時間なども必要になってきます。出席日数や身体測定の結果を書き込んでいる自治体もあると思います。(2)〜(6)の作業に要する時間は、かなり仕事が速い人でも全部で年間12時間は下らないのではないでしょうか。私は所見を手書きするのに時間がかかります。時間を計ったことはありませんが、手書きでやっていると(2)〜(6)の作業に年間15〜20時間(30人学級として)ぐらいはかかっていたように思います。

 通知票の手書きによる作成・コンピュータによる作成の利点、欠点はそれぞれにあると思いますが、少なくとも「合理性」という点では、コンピュータは圧倒的に優れていると思います。学校現場もデジタル世代の職員が増えてきており、キーボードで文字を打ち、校正する方が手書きより断然速いという人は多いでしょう。

6.阻害要因をクリアする

 電子化が合理的であることが共通理解できていたとしても、新しい事をやろうとすると必ず課題につきあたり、反発が起こります。システム上・運用上で様々な阻害要因が行く手を阻みます。推進派にとっては何でもない事であっても、反対派や苦手な教員には断固こだわるべきであると感じているような懸案事項があるものです。それらを丁寧に解決し、説明し、サポートを約束していくことが必要です。

「悪魔は細部に宿る」

と、言われます。大小の阻害要因をいかに細やかに取り除くことができるかどうかが成否の分かれ道です。

 さて、阻害要因として多く聞かれるのは、次の2つの「エコ的課題」です。

エコロジー面の課題

【課題】
  通知票を年間3枚出すと、紙の使用が3倍になる
・・・・・ この非エコロジーな側面に、抵抗を感じる教員(保護者)は多いです。6年間で18枚出すことに保護者が管理しにくいと感じるケースもあります。

【改善策1】
 表紙側は印刷せず、データ部(観点別評価・評定・各所見・出欠等)のみを1学期ごとにA4・1枚の裏と表に収めて配布。×3学期分を配布。これなら「紙の無駄遣い感」が薄まります。それでは情報が見えてしまうという懸念は、【改善案3】で改善。

【改善策2】
 通常、通知票はケント紙程度の分厚い目の紙に印刷していることが多いと思いますが、これを、薄い目の文集や研究冊子で利用する裏うつりがしない程度の紙にしてしまいます。それではペラペラな感じになってしまうという懸念は、改善案3で改善。


上の写真は両面上質普通紙(FUJIFILM)。楽天で250枚が260円。1枚1円。

【課題】
 改善策1・2をとった場合、薄っぺらくて表紙がついていないことに対して、保護者(教師)が「重みがない」と感じるケースもあるようです。

【改善策3】
 通知票は、ブラインドホルダーとファイルに挟みます。そうすると、なんとなく、保護者にとって見栄えが良くなります。
児童に手渡しする際には、2つ穴を開けてブラインドホルダー(クリアフォルダーと違って不透明)に入れます。楽天で1つ43円で売っていました。

 児童は家に帰ったら中身の紙を出して、フラットファイルかクリアファイルに綴じ、ブラインドホルダーは学期始めにクラスで回収します。
ブラインドホルダーとフラットファイル(クリアファイル)には、「●○小学校 あゆみ」「校章」等を印字(できれば金色)しておくと、表面を刷らなくても、豪華に見えます。1冊100~200円で購入できると思います。費用はPTA会費から、入学祝として捻出します。

エコノミー面の課題

【課題】
 B4で出すと、A3プリンタの購入(予備を入れて2台)が厳しい。
【改善案4】
小さくなるが、A4で出す。あるいは、【改善策1】を採用する。
【課題】
 インク代・トナー代がかさむ
・・・・・特に、罫線をインクジェットで刷ると、消費量が多くなります。
【改善策5】
 罫線と文字部を印刷(輪転機or業者に大量発注)したものに「データのみ」を印刷すれば、ずいぶん安くつきます。プリンターの質がよくなっているので、ピンポイントでデータ部だけを既成の罫線内に印刷が可能になってきています。
下図は、輪転機で印刷した枠組みに、データ部(赤文字で出している所)だけをインクジェットプリンタで印刷しています。かなりぎりぎりの印刷でも、ほとんどずれていないのがお分かりでしょうか。(成績が写っていますが、サンプル画像です)(クリックすると拡大)

 まとめると、
「A4紙に裏表印刷、罫線などの共通部分はあらかじめ印刷しておきデータ部だけを印字、家庭と学校間はブラインドホルダーを利用、家庭ではクリアファイルに綴じさせる」
です。

 私の改善策がよいかどうかはわからないですが、こうした課題をとにかく丁寧に改善・解決していきましょう。いずれにせよ、何がベターであるか、知恵を出し合って討議を重ねる必要があります。「現場職員」がどのように協力し合い、納得解を導き出すことができるかが、勝負どころです。そこで、校内での合意形成についてもう少し詳しく書いてみます。

7.職場での合意形成

 管理職を筆頭に、公務員はあまり変革を好まない傾向が強いです。さらに不味いことに、管理職・教育委員会や50代の教員も往々にして変革とコンピュータが苦手かつ好みません。この世代がデジタル化に賛同せず、職員会や教育委員会で電子化案は通過しないという状況がよく起こっているようです。
私の職場(前任校)では幸運なことに、管理職や同僚の理解がありました。前年度から職員間で議論を重ね、理解のある管理職が教育委員会やPTAとの折衝に乗り出してくださったおかげで、やっと電子化システムを運用し始めることができました。

 それでも、改革にはたいへんなパワーが必要でした。通知票の電子化導入はそう簡単ではありません。もしも、電子化にチャレンジしてみようと思われる方は、職場での合意を形成するために、次のステップを踏んでみてください。

(1)管理職や同僚に理解がない学校はあきらめて、理解のある管理職と同僚のいる異動先を見つけましょう。

(2)職場でコンピュータに関心がある仲間を増やす。コンピュータの便利さをアピールできる仕事を進んで実践する。・・・・・名簿の学校全体での一括管理などが、ありがたがられる。

(3)コンピュータ一辺倒(オタク)とみなされない様に気をつける。ただのオタクの妄言と受け取られると話が進まない。教師として当然すべき仕事をできる限りがんばる。オタクの傾向がある教師(私もです)は往々にしてそれが苦手なので、自分だけの仕事で悦にいるのではなくみんなのためになる仕事をがんばる。

(4)みんなのための通知票のコンピュータ印刷であることを理解してもらう。電子化のメリットの理解を丁寧に促す。苦手な教員にきちんとサポートする姿勢を見せる。(しんどいですが・・・・・。)

(5)まずは、試作を作る。

(6)周囲の学校の情報を集める。高校や中学校での実施例を入手する。自治体単位(町や市)で通知票のデジタル化を導入している事例も出おり、実例を提示する方が周囲を説得しやすい。

(7)セキュリティーに配慮する姿勢を示す。管理職は当然セキュリティーについてはたいへん気にする。もしもミスや情報漏洩が出れば、いくら自己責任時代といっても、管理職の責任は必ず問われる(管理職っだって、お気の毒です)ので、気にするのは当然。デジタルは危ないと考えられるのが一般的。(現行の手書きの方法でしっかり管理ができているとはとても思われませんが・・・・・)

(8)大切な学期末に、電子化によって子どもと向き合う時間を産み出すことができることをアピールする。

 この記事と重複する部分がありますが、合意形成のためのFAQに関する記事も作りましたので、ご覧ください。

通知票(通知表)の電子化に関するFAQ(職員合意形成用)

広める際の「人」の課題

 上記は、各校での課題と改善案です。さらに、電子化を自治体内で広める際には、人をどう育てるかが課題となります。
【課題】
* 研修を効果的に行い、どれだけスムーズな導入ができるか
【改善策】
 拠点校を作り、ユーザビリティを徹底して追究し、システムの改善を進める。そして、圧倒的な成功例を導き出し→情報共有→口コミを含めた信用を得る。さらに、拠点校で育てた人材を異動で流す。
・・・・・中央研修で情報だけを流しても、情報が十分に伝わり、理解されるのかは怪しいです。
 どれだけ良質の情報であっても、それを現場で実践した上での情報を身につけている「人」を流す方が勝っていると思います。(これは通知票の電子化に限らず、校務・授業の情報化全般に言えると思います)

 次は、セキュリティーに関する話題です。

8.セキュリティー

 電子化をすることでセキュリティーが大丈夫なのかどうかを気にする管理職は多いです。以下についてしっかりと管理職、同僚に説明しましょう。

(1) 基本的に、漏れない情報はないと考えるべき。・・・・ミスは絶対に起こる。ミスは起こさないものではなく、起こりにくくするもの、起こったときに被害をできるだけ小さくするものであると心得る。

(2) パスワードは絶対ではない

(3) 各自治体における個人情報保護に関するルール(条例や通達)についてしっかり理解する。・・・・たいてい、たいへん厳重な保護を規定している。

(4) ファイルの不要なコピーは避ける。

(5) ファイルを持ち出さない。持ち出すにしても、最小限にとどめる。(これについてはアンタッチャブルな「個人情報保護」「お持ち帰りサービス残業」という労使の問題もありここでは論述しにくいですが・・・。

(6) 「個人情報ファイル」を個々の教師が「個人持ちで使っているファイルを保存しているメディア(USBメモリ等)」に混同して保存しない。事故の原因になる。

(7) 1人がミスをすると、児童や保護者に迷惑をかけることはもちろんのこと、全職員に対しても多大な迷惑となる。特に、管理職がそのミスに対して責任を負わざるを得ない辛い立場であることを職員が十分に理解するよう周知徹底する。

(8) デジタルでミスをすると、アナログでミスをしたときの何倍ものネガティブな反響を覚悟して取り組む。特に、情報漏洩の場合はマスコミが強く関心を示す。

(9) デジタルの負の部分をしっかり認めた上で、アナログに比べてデジタルの方がパスワードをかけられるなど、むしろセキュリティーが高いことをアピールする。

9.総括的評価から形成評価へ重心を移す

 私が通知票の電子化を進めたい理由の1つには、形成評価を充実させたいという気持ちもあります。教師は手間のかかる総括的評価に時間を費やし過ぎなのではないか思っています。それよりも、もっとスピード感のある形成評価を教育の中で生かしていくべきではないかと考えています。その点につきましては、下記の記事をお読みください。

総括的評価から形成評価へ重心を移す

 電子化で生み出された時間をできれば「形成評価」にも使ってもらえるとうれしいです。評価(形成評価・外部評価etc)がどうあるべきかについて、改めて考えを巡らせる余裕ができてくればうれしいことだと思っています。

 とは言うものの、通知票の作成は元々ほとんど教員の超過勤務という状況でやっていた仕事なのですから、サービス残業から解放されれば後は自分個人の時間として使えばいいと思います。何も、楽をしようとか、適当に評価をしてサボろうとか言って提案しているわけではありません。合理化を進めて早く帰路について、十分な睡眠をとり、鋭気を養えば、もっと子どもに向き合ってよい教育ができることができると思うのです・・・。

↓ こちらはA4横、表紙あり版です。2013年6月2日に更新したファイルです。細かい修正が加えられました。

添付ファイル

 各校の実情に合わせてカスタマイズしてご使用いただいて結構です。

↓ こちらはA4縦裏表にデータ部だけ刷る形式です。表紙なしです。

添付ファイル

↓ 2013年6月2日に作成した、電子あゆみ研修用のマニュアルです。ワード版とPDF版をアップしておきます。

添付ファイル

添付ファイル

コメント

コメントはまだありません

    より良い実践のためには、あなたの励ましや建設的な対案が欠かせません。
    ログインして、ぜひコメント欄をご活用ください。